忘年会の案内状を作ろう

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一年頑張って働いた締めくくりに行われる会社などの忘年会は、会社の運営者が一年の従業員の労働者をねぎらう意味や、来年に向けての英気を養う目的もあります。会社で行われる忘年会の幹事は新人職員に任される場合も多く、会社の社長や上司も参加する集まりのため、初めての経験であっても失礼がないように準備しなければなりません。

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参加者の予定を配慮する

少しでも多くの従業員に参加してもらうためには、案内状の作り方にも気を配ることが大切です。師走はその名のとおり、何かと忙しい時期です。できるだけ参加してもらいやすいように、日程調整のしやすい1ヶ月前頃には送れるようにしておきたいものです。その後に参加確認の返事を集めて、人数を確定して準備を進めていくことを考えるとそれくらいのゆとりを持って動きたいものです。返事を集めることは予想以上に大変なことです。大きな会社になればなるほど大変になるので、自分の会社の規模を考慮して準備をすすめましょう。

参加したくなるような案内状の内容

案内状の送り方としては手紙やはがきなどもありますが、社内の忘年会であればやり取りの負担が双方にないために、メールなどを活用する場合も少なくありません。メールであれば一斉配信を行うことも可能なので、送信先に漏れもなくなります。記載する内容としては、開催日時、場所、参加費用など詳細を明記します。最寄駅や会社から会場までのアクセス方法、駐車場の有無、所要時間や地図なども載せておくと丁寧です。メールで作成する場合は、会場のリンクを添付しておけば、読む人が簡単に調べることもできます。また、それと同時に開催場所の店内の様子(テーブルや座敷など)、料理やお酒の特徴なども載せておくことも一つのポイントになります。女性は席の形状によって着ていく服や靴などを考える必要があるため、それらの情報は重要です。お店の特徴や忘年会で催される企画などを上手く載せておくことで、参加意欲を高めることもできるのです。

案内状の書き方

媒体によって書き出し等は変わりますが、案内に明記してしっかりと伝えるべき事は変わりありません。上記のポイントを押さえて、まずは冒頭の挨拶文と、日頃のお礼やねぎらいの言葉を記載します。メールであれば役職ごとに文面を変えて送信するのも工夫があっていいかもしれません。その次に忘年会開催のお知らせと参加のお願い、詳しい詳細を記載します。最後には返事の期限と方法、漢字の名前も忘れずに記入します。中でも重要なのが返事の方法です。双方がどのようにしたら負担が少ないかを考えるとよいでしょう。本当は参加する意思があったのに返事の方法がめんどうであれば参加してもらえないこともあるからです。課に分けて出欠をとるなどすれば漏れもなく正確に出欠が把握できるでしょう。

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まとめ

忘年会を楽しみにしている人がいる一方で、めんどくさい・早く帰りたいと思う人も少なくないはずです。そういった人が「行ってみようかな」と思うような案内状を作成することが出来れば、参加者も増えてより盛り上がる忘年会になるでしょう。

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