忘年会や歓迎会の案内に使える社内文書の書き方

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家族や友人などに宛てた手紙であれば、挨拶もそれなりに目的の内容を書き始めてしまってもそれほど問題にはならないでしょうが、知人などに宛てる手紙ならばしっかりとしたルールに則って内容を決めることが必要です。
これは当然、ビジネスシーンにおいても同様であり、しっかりとした手紙や文書の書き方を知っていることが求められます。

ただ、仮に適切な内容を把握できていなかったとしても、その都度、辞書やインターネットを使って調べても何も問題はありません。
どのようなプロセスを経るにせよ、最終的に目的を達成できれば結果は同じです。
特に、忘年会や歓迎会の案内を作成する段階では期間的な制約がある状況はまず考えられないため、ゆっくりと調べながら内容を検討しても問題はありません。

それでは、ごく基本的な書き方のポイントを紹介しておきましょう。

社内向けのものを含めたビジネス文書に関しては、まず「挨拶文が必要かどうか」を考えます。
業務連絡であれば挨拶文など必要なく、目的だけを順に書き連ねていけば問題ありません。
逆に、挨拶文などを記載してしまうと内容が分かりづらくなってしまうため、本来の目的が達成しづらくなってしまう可能性もあります。
ただ、同じ業務連絡を目的とした文書であっても、社外向けに作成する場合は挨拶文を含めた方が良い状況が多いです。

忘年会や歓迎会の案内文であれば、基本的に仕事に関係ない話題なので「挨拶文を含めて書く」のが正解です。
時候の挨拶から始め、中段辺りに会の日程と場所を記載します。
可能であれば開催場所までの地図や交通機関を使った場合の経路などを記載しておくと良心的です。
スペースの関係でそれが難しい場合は、開催場所の連絡先を記載して個々人に対応してもらう方法もあります。

最終的には「是非ともご参加ください」といった文言で締めくくることになりますが、同時に「相談や要望に応じる」という姿勢をはっきりと提示することも忘れないようにしましょう。

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