忘年会のコツ：忘年会の流れ

忘年会の流れ、まずはリサーチ

忘年会。一年の締めくくりには欠かせないものですが、会社の場合は、新人職員が幹事を任される場合も少なくありません。
特に、会社の忘年会では、社長をはじめとする役職つきの上司が参加することも多いので、当日に失礼がないような準備と細やかな気配りが必要です。
また、参加者に充分に楽しんでもらえる雰囲気をつくることができるか不安な気持ちにもなるでしょう。
幹事は、事前の準備も大変ですが、当日の忘年会をスムーズに進行していくことにも気を配る必要があります。

いずれにせよ、過去に幹事をしたことのある先輩に、毎年の忘年会の流れや特徴、雰囲気、取り運び方など、詳しくリサーチしておけば、それらを参考にして準備ができます。

事前準備のコツは、細やかな気配りと根回し

当日までの準備としては、まず、日程の調整と予算、開催場所や店の選定を行います。
参加者に満足してもらえる店選びのためには、料理の味はもちろんのこと、お酒の種類や味、店の雰囲気や料金設定、立地条件など、様々な事に気を配る必要があります。

この時点で、料理のコースやメニュー、飲み物等の内容と料金の確認をしておくとよいでしょう。

これらのことが決まったら、社内の参加対象者に忘年会の案内を行います。
案内の仕方ひとつとっても、メールで知らせるのか、書面の社内回覧にするのか、どのように出欠をとるのか、出欠締め切りをいつにするのかなど、先輩からのリサーチが生きてきます。

出欠がとれたら、参加人数の把握、お店との調整や企画準備などを進めます。
事前準備が無事に終われば、あとは無事に当日の忘年会をスムーズに進行していくだけになります。
その為には、事前にしっかりとしたタイムテーブルを組むことが大切です。
また、開会の挨拶や乾杯の音頭を事前に依頼をするなど、様々な根回しが必要になります。
開会の挨拶は、社長など会社で一番役職の高い人に依頼します。
乾杯の音頭は、会社の中で3番目の役職の人に依頼します。
締めの挨拶は、会社の中で2番目に役職が高い人に依頼します。

いよいよ当日、幹事は裏方と心得え、スムーズな進行役を

当日、幹事は、出過ぎず、引っ込みすぎず、端的でスムーズな進行を心がけましょう。
あくまでも幹事は裏方、という意識を忘れないでいると、その場にふさわしい振る舞いができるでしょう。
当日の流れは、幹事による開会宣言と挨拶を簡単に行ったあと、社長による開会の挨拶、次に、上から3番目の役職の人による乾杯の音頭。
乾杯後は、忘年会の内容を簡単に説明し、後に行う余興や企画、閉会時間などを簡潔に案内します。
何時頃に何があるのかを分かりやすく伝えることで、後の進行もしやすくなります。
食事や歓談が落ち着いてきた頃に、余興や表彰などを行います。
景品などを準備している場合は、事前にアナウンスして参加者の意欲を引き出します。
余興や食事のコースなど、全ての予定が終われば、締めの挨拶に移ります。
最後に上から2番目の役職の人による閉会宣言で終了となります。

まとめ

これらのポイントを押えて、忘年会の幹事を行えば、参加者も満足し、人間関係も円滑に、会社でのあなたの株も上がり、一年のよい締めくくりができそうですね。