忘年会を計画する前にやっておきたい事：スケジュール調整は上司にヒアリング

忘年会を計画する上で大切なのは、楽しい事はもちろんのことですが、同時に参加者にとって負担にならないスケジュールを組み立てることです。

忘年会は１２月中旬から下旬までの間に実施されることが多いですが、このシーズンは一年間の中でもっとも飲食店が混む時期で、お店の予約が取れにくくなるので、早めにスケジュールを決めるべきでしょう。

ヒアリングは上司から

特に人気があるエリアにあるお店や有名なお店は予約がすぐに一杯になってしまうので、早めにプランを立てて動いていくことが重要となってきます。

忘年会の日程は週末に決定することが多いのですが、例えばクリスマスと重なってしまったりすると、必然的に渋々参加する人が出てきます。
特に女性陣からは、かなり嫌がられるでしょう。

また、月末に年末に近くなるほど飲食店も混むので、その場合は、日取りを初句に設定してしまうのもありなのです。

そして、日取りの候補をいくつかあげることができたら、まずは上司にヒアリングを行いましょう。

スケジュール調整は役職順に

日取りの候補を消去法で削除していくためには、最初に上司の都合の悪い日程をはずしてから、次に先輩の日程を、次に同僚の日程を、最後に部下の日程という風に役職順に進めていくことが、一番スムーズに事が運ぶと思います。

上司の都合を最後にしてしまって、結果的に上司がダメって言ったら全てやり直しですよね？

もちろん、上司が何人もいる場合は、上司全員のスケジュールを確認して、把握した上で調整して日程を選ぶのが必須です。

忘年会は、無礼講と言われても、仕事の延長であることを常に意識しておくことが自分のためになるのです。

上司は貴方を見ている

複数の人のスケジュールを調整したり、優先順位をつけた上で丁度良い落としどころを設定したり、時には不満を持つ人もいるかもしれないので、その場合はどう対処していくのかと、考えてみると仕事でも同じようなシーンはありませんか？

忘年会の幹事でも、それらをうまくこなせる方は、仕事のほうでもきっとリーダーシップを発揮するでしょう。
だから、忘年会だからといって手を抜く人は、上司からみれば仕事でも手を抜くだろうと思われてもしょうがないかもしれません。

そうならないようにするためにどんなシーンでも真剣に取り組み、確実に成果を上げることです。

お店の事も考えて

全員のスケジュールを把握できたら、早めに飲食店の予約を行いましょう。

このとき、参加が確定していない人の人数も含めて予約をしましょう。
店側からすると、その日の売り上げに合わせて材料を仕入れるので、後から追加があるといわれても、材料がないので対応のしようがありません。

特に小規模のお店だと余裕をもって仕入れないので、注意が必要です。
このように人数の増減の可能性を考えて、多めに予約しておく方が安心です。

その代り、出欠の確認は定期的にとり、欠席が分かり次第すぐにお店に連絡しましょう。
当日キャンセルはお店に迷惑を掛けてしまうので、なるべくしないようにしましょう。

事前にしっかり調整を行っておくことで、当日の忘年会も成功させることができるでしょう。

まとめ

このように忘年会で物事を決定するときは、上司から順番に話を通していくと事が運びやすくなります。

また、お店の方にも何かあったらこまめに報告することで、お店に迷惑を掛けなくてすみます。

何事もスムーズに進めるためには段取りと報告が重要だということです。